Esta frase la he dicho en mi vida cientos de veces, aunque tengo otra acepción que leí de algún gurú en gestión: Una excelente estrategia puede ser un fracaso si la ejecución es deficiente o mediocre.

No lo entrecomillo porque no recuerdo en dónde lo leí.

Estamos en época de presupuestos, por lo que esta entrada la dedicaremos a este tema.

La vida me ha enseñado que las grandes ideas y las extraordinarias estrategias son intrascendentes si no están respaldadas por una excelente ejecución; pero no hay ejecución efectiva que no parta de un buen planteamiento de objetivos.

Tuve un gran maestro que alguna vez me dijo, casi textualmente:

Presupuestar es el proceso más importante de una empresa, un buen presupuesto y una buena ejecución garantizan el éxito de cualquier empresa, a menos que se presupueste el fracaso… un presupuesto debe ser 100 % optimista y 100 % realista.

El proceso de elaboración de presupuestos es uno de los más dolorosos por los que puede transitar un ejecutivo. La razón es que los que ejecutarán los planes necesitan recursos inalcanzables para lograr sus “sueños guajiros”; mientras que los dueños de los dineros, conozcan el negocio o no, siempre exigen una visión “disneylandesca-milagrosa”. Me explico: por disneylandesca entiéndase extremadamente alegre y positiva; y por milagrosa, entiéndase como algo que surge de la nada.

En esta ocasión les ofrezco tres consejos que espero les funcionen en la elaboración de su presupuesto del 2014 (o del 2015) (y si no: no):

1. Un presupuesto debe ofrecer comparaciones contra años previos, por lo menos dos años, renglón por renglón. Comparar el presupuesto sólo con el año anterior no ofrece información válida para la toma de decisiones. Si un presupuesto no se compara con años previos se puede ir tirando a la basura. Analizar dos años previos o más nos permitirá detectar aciertos en la perspectiva que han asumido en el pasado y que han dejado de asumir (haya sido nuestra administración o no), así como detectar probables decisiones erróneas de años previos y que deben evitar.

1. Un presupuesto debe ofrecernos la posibilidad de hacer análisis horizontal y vertical. El análisis horizontal para comparar el presupuesto contra períodos previos. El análisis vertical para determinar si el gasto o el ingreso es lógico comparado contra su 100 %. El objetivo será que ambas perspectivas lleven al negocio a maximizar los resultados el año venidero, mejorándolos contra años previos.

1. Hacer una lista de lo que necesitamos y de lo que queremos. Si queremos presupuestar absolutamente todos los proyectos que creemos que se deben hacer el próximo año, nunca habrá recursos para hacerlo. Si lo hacemos así, la frustración será la característica de nuestra gestión y la transmitiremos a todos los colaboradores durante todo el año. Imagínense que Miguel Hidalgo le hubiera dicho al Pípila que le tomaría 365 días llegar a la Alhóndiga de Granaditas ¡El pobre Pípila no hubiera aceptado el reto! ¡Con la piedrota! Puedo asegurarles que todos los días encuentro ejecutivos frustrados y tristes por todo lo que no les aprueban en su presupuesto. Hagan una lista de verdaderas necesidades y de recursos que sólo son deseables, posteriormente designen recursos comenzando por lo absolutamente necesario. Asegúrense tener presupuestados y justificados (repito: Y JUSTIFICADOS) todos las recursos que realmente necesitan antes de considerar algún proyecto deseable. En mi experiencia de más de 30 años, salvo el exitosísimo caso del Crowne Plaza Guadalajara de la época de los Aviña, nunca he visto inversionistas que aprueben en sus presupuestos recursos deseables; así es que, es algo con lo que debemos aprender a vivir.

¿En serio? ¿Nunca he visto otros casos en los que se aprueban recursos deseables?

Sinceramente: Sí.

Cuando el gerente del hotel hace tan buena ejecución del presupuesto un año, que le demuestra al inversionista que generará mucho más riqueza si le aprueba aquello que el año previo se consideró sólo como deseable. Y por eso digo:

La estrategia es vital pero la ejecución es trascendental.